Comment répondre à une Demande d’explication

La demande d’explication écrite

L’employeur qui constate un manquement de l’un des salariés à ses obligations professionnelles est en droit d’obtenir des explications de sa part et de prendre les mesures nécessaires pour y remédier, du moment qu’il respecte certaines conditions.

Ainsi, un salarié de l’entreprise qui reçoit une demande d’explication écrite de son employeur au sujet de faits qui se sont produits dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail et dont la réponse sera conservée dans son dossier personnel est assimilée à une sanction disciplinaire.

Par conséquent, et selon le principe de non-cumul des sanctions, l’employeur ne pourra donc porter ces mêmes faits devant le Conseil des prud’hommes les faits reprochés sont des retards ou des absences, des problèmes de comportement ou un travail mal effectué.

La sanction disciplinaire

S’agissant d’une sanction disciplinaire, elle doit être prévue par le règlement intérieur de l’entreprise (pour les entreprises de plus de 20 salariés). Elle doit être proportionnelle à la faute commise et ne pas être liée à un motif discriminatoire ou relevant d’une liberté fondamentale du salarié.

Lorsque la sanction disciplinaire est considérée comme lourde, elle doit faire l’objet d’un entretien préalable dans les 2 mois qui suivent sa prise de connaissances par l’employeur. Lorsqu’elle est simple, elle peut être directement notifiée au salarié par voie électronique ou courrier recommandé.

Note : la simple demande d’explication verbale n’est pas considérée comme une sanction disciplinaire.